Binnen een organisatie heeft u vaak te maken met verschillende bedrijfsprocessen. Het is dan ook essentieel dat de data die voortkomen uit deze processen nauwkeurig en efficiënt verwerkt worden. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van financiële, administratieve en logistieke gegevens. Een ERP systeem kan hierbij helpen, maar wat is het precies en welke voor- en nadelen zitten hier aan?
Wat is ERP systeem?
Enterprise Resource Planning (ERP) is een informatie- en management systeem. Het verbindt en automatiseert bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Vroeger werden alle gegevens handmatig in verschillende systemen ingevoerd. Met een ERP systeem is dat niet meer nodig. U hoeft maar één keer de gegevens in te vullen en het systeem zorgt er meteen voor dat alle belangrijke informatie van verschillende bedrijfstakken verbonden worden.
Voordelen van een ERP systeem
De reden waarom veel bedrijven gebruik maken van een ERP systeem is vooral dat je niet meer gebruik hoeft te maken van verschillende softwareprogramma’s. Dit bespaard niet alleen een hoop kosten, maar ook vooral een hoop tijd. Alle belangrijke informatie hoeft maar één keer ingevoerd te worden en het wordt meteen in één database verwerkt. Hierdoor kunnen alle bedrijfstakken meteen bij de juiste informatie. Op deze manier kan het bedrijf veel efficiënter werken en is er ook minder kans om fouten te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld een prospect invoeren als klant en deze gegevens zijn ook meteen beschikbaar voor de financiële/administratieve afdeling. Zo beschikt elke afdeling over de juiste informatie, zonder dat het dubbel verwerkt hoeft te worden en fouten worden gemaakt.
Nadelen van een ERP systeem
Echter is geen één softwaresysteem perfect. Ook een ERP systeem heeft zo een aantal nadelen. Het systeem kan een hoop geld besparen, maar de investering is echter vrij hoog. Naast de implementatie ervan zal er ook rekening gehouden moeten worden met de onderhoud en updates van het systeem. Verder als een bedrijf veel bedrijfsprocessen heeft, zal het systeem ook op maat gemaakt moeten worden. Vooral voor kleinere bedrijven is het te duur om aan te schaffen. Daarnaast kost het implementeren ook veel tijd.