Sommige bedrijven verspreiden en formatteren gegevens op verschillende platforms. deze bedrijven moeten, voor de implementatie, gegevens opschonen en importeren om ervoor te zorgen dat hun ERP-software nauwkeurig, realtime gegevens levert. Echter is een ERP gegevensmigratie makkelijker gezegd dan gedaan. Sommige ERP-leveranciers hebben geen belang bij gegevensmigratie of opschoning omdat het erg duur is. Daarom geven we enkele tips voor een succesvolle ERP-gegevensmigratie!
De verantwoordelijkheden voor het opschonen van gegevens
Het meest voorkomend misverstand is dat het opschonen van data allemaal kan worden afgehandeld door de IT-afdeling. Hoewel er software voor het opschonen van informatie beschikbaar is, kunnen deze programma’s alleen helpen bij het definiëren van regio’s die mogelijk moeten worden opgeschoond. Stel dat er dubbele accounts van klanten zijn, met alle twee een ander adres, moet iemand nog steeds weten welke de juiste gegevens bevat. In bepaalde situaties zit de persoon die deze gegevens moet opschonen niet op de IT-afdeling, maar op de afdeling die ze bezit. Dit worden informatiemanagers genoemd en zijn cruciaal voor het opstellen van kwaliteitsinformatie, normen en -richtlijnen. IT-medewerkers moeten gegevenshouders helpen bij het definiëren van de informatiestroom, waar informatie wordt bijgewerkt en welke informatiebronnen er zijn.
Verwijder dubbele gegevens
Dubbele gegevens kunnen op twee verschillende manieren worden ingedeeld:
- Specifieke dubbele gegevens bevatten twee of meer items met dezelfde naam, nummer en beschrijving of handleiding
- Form-fit-functie bevatten twee of meer items met verschillende namen, nummers of leveranciers, maar met hetzelfde formaat, vorm en functie
Migreer niet al uw gegevens
Bedrijven denken nog steeds dat ze alle informatie van het verouderde systeem kunnen migreren naar een nieuw ERP software en dat niet relevante informatie op magische wijze zal worden verwijderd en geoptimaliseerd.
Laten we het anders zo stellen; als u gaat verhuizen, zou u dan ook al het afval en rommel mee verhuizen? Waarschijnlijk niet, dus u hoeft ook niet alle informatie mee te nemen wanneer u naar een nieuw ERP-systeem gaat. Een deel van uw oude gegevens zijn wellicht verouderd en niet meer nodig. Hoe meer onnodige informatie mee neemt, hoe moeilijker het voor u zal worden om de juiste informatie te vinden. Bedrijven hebben dus sneller de neiging om gegevens te hamsteren, in de overtuiging dat iemand het misschien ooit nodig heeft. Een ERP systeem is dus een perfecte kans voor een grote schoonmaak.
Testen voor migratie
U moet eerst weten of alle gegevens correct worden geladen. Test kleine gedeeltes en zorg ervoor dat het werkt. Dit zorgt ervoor om eventueel problemen vroegtijdig op te lossen en eventuele fouten op te sporen.
Als vervolgens alles in het nieuwe ERP-systeem is geladen, controleert u of de gegevens correct zijn. Dit begint met het datavolume; als u meer dan 500 records heeft meegebracht, moeten er 500 records zijn. Vervolgens moet u de hoeveelheid en waarde beoordelen, dus als het pakket bijvoorbeeld € 10.000 is, moet het systeem € 10.000 weergeven. U moet ook controleren of alle gegevens correct zijn toegewezen aan de bijbehorende, juiste velden.
Dit proces is tijdrovend, maar essentieel voor een succesvolle ERP-migratie en implementatie. U kunt geen systeem hebben met onjuiste gegevens.